Een woningcorporatie voert elk jaar een aantal inkoopgerelateerde audits uit in de organisatie. In 2022 is de vastgoedkant van de organisatie aan de beurt. De auditors nemen de kosten voor onder meer onderaannemers onder de loep. Bij het onderzoeken van de facturen ontstaan vermoedens van mogelijke onregelmatigheden. Duidelijk wordt dat de woningcorporatie al jaren teveel betaalt voor haar reparatie- en onderhoudswerkzaamheden. De opbrengsten belanden – op frauduleuze wijze blijkt later – bij de aannemer die deze werkzaamheden sinds jaar en dag doet.
Voor een deel van dit werk schakelt de aannemer andere bedrijven in, zoals installatiebedrijven, schilders en schoonmaakbedrijven. De kosten voor de door deze onderaannemers uitgevoerde werkzaamheden worden door de hoofdaannemer gefactureerd. Deze manier van werken wordt al sinds jaar en dag naar tevredenheid van alle partijen gehanteerd.
Er wordt volstaan met een factuurregel ‘onderaanneming’ en een bedrag
Totdat de auditors aan de slag gaan. Zij voeren gesprekken met het management van de afdeling vastgoedbeheer en met medewerkers van de financiële administratie. Al snel blijkt dat de hoofdaannemer helemaal geen facturen meestuurt ter onderbouwing van de gefactureerde kosten voor onderaanneming. Er wordt volstaan met een factuurregel ‘onderaanneming’ en een bedrag.
Geen logische verklaring voor hoge kosten
Omdat de kosten voor deze onderaanneming in een aantal gevallen wel erg hoog lijken te zijn, wordt er door de auditors nader onderzoek gedaan. Dan blijkt dat – op basis van reguliere marktprijzen – de kosten voor de betreffende werkzaamheden fors hoger zijn dan wat te doen gebruikelijk is. Er is zo op het eerste gezicht geen logische verklaring voor deze hogere kosten.
De woningcorporatie schakelt daarom een onderzoeksbureau in. Hierbij wordt een grondige analyse gemaakt van de door de onderaannemers uitgevoerde werkzaamheden en de tarieven die hiervoor doorgaans worden gerekend. Hieruit blijkt dat de kosten gemiddeld tussen de 15 en 25 procent hoger zijn dan wat je op basis van marktconformiteit zou mogen verwachten.
Kosten voor onderaanneming opgehoogd
Vervolgens worden bij de hoofdaannemer de facturen van de onderaannemers opgevraagd. Aanvankelijk blijft het stil, maar nadat ook aan de onderaannemers wordt gevraagd mee te werken aan het onderzoek en openheid van zaken te geven over hun offertes en facturen, is er geen ontkomen meer aan: de hoofdaannemer heeft de kosten voor onderaanneming flink opgehoogd en een drievoudige winst geboekt.
De samenwerking met de hoofdaannemer wordt per direct stopgezet, de teveel betaalde kosten worden teruggevorderd en er wordt aangifte gedaan bij de politie van valsheid in geschrifte en fraude.