Waarom besteden we voor vast personeel vaak twee of drie gesprekken aan het selecteren van een nieuwe medewerker en voegen we daar soms ook nog een pre-employment screening aan toe? En waarom laten we een externe medewerker (ZZP’er) na een gesprek van dertig minuten de meest complexe en vertrouwelijke opdrachten in ons bedrijf uitvoeren op vaak kwetsbare afdelingen? Over deze dilemma’s wordt onvoldoende nagedacht.
Ruim een derde van de Nederlandse beroepsbevolking is werkzaam in de zogenoemde flexibele schil en hiervan hebben er ongeveer 1 miljoen de status van zelfstandige zonder personeel (ZZP’er). Mede door de huidige economische crisis zullen organisaties in de komende jaren waarschijnlijk steeds meer met dit nog altijd groeiende leger van zelfstandigen willen blijven werken. Maar hoe zit het dan met zoiets als integriteit? Wat is het nut van screening van een externe professional? En waar zit eigenlijk het verschil met de werving van een vaste medewerker?
Openheid en transparantie
Integriteit wordt in veel sectoren benoemd als een van de belangrijkste waarden. Voor veel organisaties is het van groot belang om niet alleen te zeggen dat integriteit belangrijk is, maar er ook naar te handelen. Openheid en transparantie om de legitimiteit van handelen te benadrukken zijn daarbij belangrijk. Maar wanneer de integriteit van een organisatie in het geding is, ligt imagoschade op de loer.
Openheid en transparantie kennen ook hun grenzen. In het huidige economische klimaat en bij toenemende concurrentie is het belangrijk om ‘company property’, waaronder kwetsbare en vertrouwelijke informatie over diensten, producten en klanten binnen de organisatie te houden. Het gevaar dat een concurrent bij wie het water tot aan de lippen staat, er bij een aanbesteding alles voor over heeft om de tender te winnen is groot. Zo kan het uw concurrent er veel aan gelegen zijn om uw inschrijfprijs, productinformatie of anderszins kennis te bemachtigen. En hij kan bereid zijn daarvoor ver te gaan. Daarbij zoekt hij vaak naar kwetsbare personen in uw organisatie die hem deze informatie kunnen bezorgen. Met name personen die weinig binding en/ of loyaliteit hebben met de organisatie worden gezocht en ook regelmatig gevonden.
Onderzoek
Pre-employment screening alleen is zeker niet zaligmakend. De cultuur van een organisatie in het algemeen en haar leiding in het bijzonder (zie ook: Security Management 2011, nummer 11, mijn column ‘Tone at the top’) speelt een belangrijke rol bij de mate waarin integriteit binnen een organisatie stand houdt. Toch kan wat meer onderzoek naar de externe kracht die binnen de organisatie komt werken geen kwaad, zo blijkt ook uit het voorbeeld ‘Oplichting of verduistering’ in onderstaand kader.
Oplichting of verduistering?
Een externe medewerker heeft bij een grootbank 10 miljoen euro weggesluisd naar rekeningen in het buitenland. Hoewel de man kinderlijk eenvoudig te werk was gegaan, ontdekte het hoofdkantoor in Amsterdam de fraude bij toeval. Een medewerker dacht namelijk een per ongeluk dubbel ingevoerde opdracht te zien, toen achter elkaar twee keer een bedrag van 950.000 euro naar rekeningen
in Turkije was overgeboekt. Een telefoontje naar het kantoor in Wassenaar leerde echter dat noch de cliënten noch hun contactpersoon daartoe opdracht hadden gegeven.
Via zijn inlogcode kwam de financieel specialist in beeld als verdachte. Hij had in een uur tijd nog zes keer bedragen met vijf of zes nullen naar buitenlandse rekeningen gesluisd, waaronder vier miljoen euro van de Protestantse Kerk Nederland. De bank kon alleen die laatste boeking tegenhouden en schakelde de politie in.
Tegenover de rechtbank verklaarde de man dat kennissen uit een discotheek 5.000 euro van hem eisten die hij van hen had geleend. Toen ze hoorden dat hij bij een bank werkte, zetten ze hem onder druk om miljoenen euro’s over te maken naar een lijstje bankrekeningen dat ze hem gaven. Hij durfde de namen van zijn afpersers niet te noemen.
De officier van justitie verwees het verhaal naar het rijk der fabelen en achtte de man schuldig aan oplichting. Er werd twee jaar cel tegen hem geëist. De advocaat van de man achtte echter alleen verduistering bewezen – juridisch een lichter vergrijp – omdat de man alleen handelingen verrichtte waartoe hij geautoriseerd was.Bron: www.flexmarkt.nl
Wat dit bericht zo bijzonder maakt,is de redenering van de advocaat van de verdachte. Deze achtte namelijk alleen verduistering bewezen en vond dat er zeker geen sprake was van oplichting. De externe medewerker was namelijk geautoriseerd voor alle handelingen. Waar is hier de functiescheiding?
En waar is ‘het vier ogen principe’ gebleven?
Risico’s
Een externe medewerker is een bijzonder soort medewerker binnen een organisatie. Zeker waar het gaat om de onafhankelijke positie die hij of zij vanuit de organisatie zou moeten hebben. Veel professionals die als ZZP’er werkzaam zijn, hebben meerdere opdrachtgevers tegelijk of relatief kort na elkaar. De
zelfstandige wordt in veel gevallen gevraagd om de kennis die hij/zij heeft en voor de relevante ervaring bij de concurrent of in de sector, wat voor lastige situaties kan zorgen. Dit in tegenstelling
tot een vaste medewerker die een andere werkgever-werknemerverhouding heeft binnen de organisatie, waarbij meestal sprake is van een sterke mate van loyaliteit en bij wie het meer om baanzekerheid, plezier en zelfontplooiing gaat.
In 80 procent van de bedrijven die gebruikmaken van externe medewerkers, zijn geen of onvoldoende aparte
regels opgesteld voor het werken met deze externen. Regelmatig krijgt iedereen, eigen of ander personeel, dezelfde autorisaties en bevoegdheden of worden strategische plannen besproken in een groep waarbij een externe aanwezig is. Organisaties zouden dan ook beter moeten nadenken over welke functies wel en niet mogen worden bekleed door een externe medewerker.
Een ander risico hangt samen met de keerzijde van het bestaan van de ZZP’er: ‘de nieuwe armoede’. Politiek gezien noemen we een ZZP’er zonder opdracht – en dus inkomen – een ‘entrepreneur’ en geen ‘werkloze’. Maar de risico’s zijn navenant. De ZZP’er heeft gekozen voor vrijheid, het volgen van
zijn passie, maar in veel gevallen ook voor het grote geld. En samen met het grote geld komen ook de grote risico’s. Wat mij betreft is dit een ingrediënt van de fraudedriehoek, bestaande uit
drie criteria die bepalend zijn voor de kans op fraude:
1. Druk: er moet sprake zijn van pressie of een verwachting dat de fraude (financieel) gewin zal opleveren.
2. Gelegenheid: er moet een mogelijkheid zijn om de fraude te plegen.
3. Rationalisatie: de pleger moet bereid zijn het plegen van de fraude ‘te rationaliseren’;
te verantwoorden of goed te praten.
Voordelen
Een ZZP’er is eigen baas. De baas van de onderneming ‘IK’ en dat betekent dat alleen hij/zij verantwoordelijk is voor de bouw en de continuïteit van een betrouwbaar merk. Naast de risico’s
zijn er daarom ook tal van voordelen te noemen voor externe medewerkers. Het kunnen uw ambassadeurs zijn, externen zijn verfrissend en schuren vaak met nieuwe gedachten aan tegen de heersende ‘spruitjeslucht’.
Een ZZP’er met een goed moreel kompas zal de thema’s integriteit en screening dan ook omarmen en er positief tegenover staan. Zo zijn er inmiddels al tal van voorbeelden van goede initiatieven in de markt waar externen zich verenigen in netwerken en waarbij screening, openheid en transparantie
hoog in het vaandel staan.
10 Tips voor werken met externen
1. Bepaal op welke functies externen ingezet mogen worden.
2. Beschrijf een duidelijk functieprofiel inclusief risicoprofiel, voor een externe medewerker.
3. Zorg voor een beschrijving van autorisaties en toets periodiek of ze nog up-to-date zijn.
4. Behandel een flexibele medewerker gelijk aan een vaste medewerker in de werving & selectie procedure.
5. Focus op een goede relatie in plaats van een uitgeknepen inkoopcontract.
6. Pas pre-employment screening toe op risicovolle/ kwetsbare functies en neem geen genoegen met alleen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
7. Werk met een gedragscode, geheimhoudingsverklaring en een integriteitsvragenlijst waarvoor de ZZP’er tekent.
8. Neem in het offertetraject met de ZZP’er op dat hij/zij verantwoordelijk is voor een integere uitvoering, desnoods met opgenomen schadeclaims.
9. Wees alert op voormalige collega’s met een vast dienstverband die als ZZP’er terugkeren bij hetzelfde bedrijf. Het zijn externen op doorreis.
10.Controleer en monitor periodiek de afspraken op naleving ervan en communiceer hier open over.
Marcel Boekhorst
algemeen directeur Signum Interfocus Riskmanagement
onderzoekers van bedrijfsfraude en integriteitsrisico’s
Security Management nummer 1/2 januari/februari 2012
